Privacyverklaring

Versie: 3
Datum: 06-03-2019

Privacystatement

In dit privacystatement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Verkenners Kluis Geleen via het ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via de secretaris. Mensen kunnen rechtstreeks contact opnemen via e-mail (secretaris@scouting-vkg.nl; hallo@scouting-vkg.nl; ledenadministratie@scouting-vkg.nl) of door middel van het invullen van het contactformulier op de website www.scouting-vkg.nl. De gegevens worden in de mailbox van de secretaris bewaard, waartoe enkel hij toegang heeft. Ingevulde hardcopy-formulieren worden in ordners bewaard in huis bij de secretaris waartoe hij en zijn gezinsleden toegang hebben. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Toegang tot dit systeem is beveiligd door middel van wachtwoord en rechtenstructuur per functie. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Voor kampen en speciale programma’s wordt gebruik gemaakt van gezondheidsformulieren die aan het begin van het scoutingseizoen als hardcopy dienen te worden ingevuld, ondertekend en ingeleverd door de ouders/verzorgers bij de speltakleiding. De ingeleverde formulieren worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. De formulieren worden aan het einde van het betreffende seizoen vernietigd. Bij calamiteiten zullen deze gegevens alleen met professionele zorgverleners worden gedeeld.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Verkenners Kluis Geleen mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste, up-to-date informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Financiële gegevens

Voor het voeren van de financiële administratie worden de gegevens van het aanmeldformulier gebruikt. De gegevens voor het verlenen van de machtiging voor de automatische incasso contributie worden fysiek bewaard en geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. Alleen de penningmeester en secretaris van Scouting Verkenners Kluis Geleen hebben inzicht in de financiële gegevens uit hoofde van hun functie.

 

Subsidieaanvraag

Voor het aanvragen van de gemeentelijke subsidie dient VKG jaarlijks persoonsgegevens van actieve jeugdleden aan te leveren, te weten naam, adres en geboortedatum. Dit in verband met het vaststellen van de hoogte van de subsidie. Na beoordeling van de aanvraag worden de gegevens door de gemeente vernietigd.

Presentielijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen en contactgegevens van leden. Op deze lijsten wordt ook de presentie bijgehouden. Deze presentielijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De presentielijsten worden na afloop van het betreffende scoutingseizoen vernietigd. Het verstrekken van de juiste, up-to-date informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Online media

Scouting Verkenners Kluis Geleen maakt gebruik van nieuwsbrieven waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden en/of ouders van leden ontvangen via e-mail een link naar de nieuwsbrieven op onze website. Er is een mogelijkheid voor een zogeheten ‘OPT-out’. Dit is een lastige term en betekent eigenlijk gewoon dat betrokkenen de mogelijkheid hebben ervan af te zien en hier zelf niets voor hoeven te doen. Een simpel mailtje naar de secretaris met het verzoek tot uitschrijving is voldoende.

Op www.scouting-vkg.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Beeldmateriaal

Scouting Verkenners Kluis Geleen maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Verkenners Kluis Geleen en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken. Het beeldmateriaal zal worden gebruikt op de website www.scouting-vkg.nl, op de Facebook-pagina van Scouting Verkenners Kluis Geleen, in de Nieuwsbrieven en in het clubblad Dzjikamalaya. Binnen Scouting VKG hebben we de afspraak dat er via Instagram, Snapchat en privé-accounts van Facebook of andere vormen van social media geen foto’s van leden worden verspreid.

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting Verkenners Kluis is terug te vinden via www.scouting-vkg.nl en op te vragen via het secretariaat op secretaris@scouting-vkg.nl.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Verkenners Kluis Geleen binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (secretaris@scouting-vkg.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.